중고등학교 교과서 담당 - 보유기록물 확인, 교내 생산문서, 기록 관리 (문서 보존 상자 명표 양식 첨부파일 다운로드)

문서보존상자 명표 양식.hwp

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1. '기록목록' 파일을 교무부장님께 받는다. 또는 작년도 교무부장님이나 작년 또는 올해 담당자(교무기획부 소속)에게 받는다.

 

2. 작년 담당자에게 행정 업무와 관련된 문서들을 모두 받는다. 또한 행정실에서 갖고 있는 문서가 있는지 확인한다.

 - 교과서의 경우에는 행정실에서 몇몇 문서를 보관해 놓는 경우도 있다. 이를 전년도 담당자에게 확인해야 한다.

 

2. 파일을 받은 후에 데이터 정렬을 통해 연도별로 나열한다. 

 

3. 매년 보유기록물을 확인한 학교는 새로운 연도에 해당하는 문서를 첨부하고 지난 자료 중 누락된 것이 있는지만 확인하면 된다. 

  1) 교무기획부 문서보관함에 보면, 문서철이 되어 있다. 해당 문서가 있는지만 확인하면 되는 간단한 작업이다.

  2) 새로운 연도에 해당하는 문서들은 대개 보관은 되어 있지만 '기록목록' 파일에 기록되어 있지 않을 것이다. 이런 경우 새롭게 데이터 행을 추가해서 담당자에게 보내드리면 된다.

  3) 교과서와 관련된 목록은 다음과 같다.

    가. 생산연도, 종료연도 동일함 / 보존기간: 5년 / 평가연도: +6 (2019는 2025) / 형태: 문서 / 수량: 1 / 보유목록 상태:등록 / 평가결과 코드:미평가

      - 2017 교과서 선정관련 학교운영위원회 자료
      - 2018 교과서 선정자료
      - 2018 교과서 및 교사용지도서 정산서 및 거래명세서
      - 2019 교과서 선정자료
      - 2019 교과서 및 교사용지도서 정산서 및 거래명세서

 

4. 보유기록물 확인을 처음 해 보는 경우, 지난 목록에 어떤 것들이 있었는지 확인하는 것이 편하다.

  - 우선 자신의 업무가 아닌 경우, 행에서 삭제를 하거나 숨긴다.

  - 기록물이 잘 정리되어 있지 않은 학교의 경우, 쉬운 것부터 목록에서 제거한다. 교과서 담당이라면 학적 및 고사 관련된 자료들은 제거하는 것이 보기 편하다. (고사 관련된 일을 제외하면, 사실 대부분 교과서 관련 보유기록물이다.)

 

※ 파기년도가 지난 문서들은 개인적으로(임의로) 파기하지 말고 가지고 있다가, 행정실에서 파기년도가 지난 문서들을 일괄적으로 처리할 때 보내는 것이 보통이다. (버렸는데 찾아달라고 하면 정말 골치 아프니, 웬만하면 버리지 않는 것을 추천한다.)